PDF ou facture électronique : la différence, en clair

Un PDF, c'est une image de facture

Quand vous exportez un PDF depuis Word, Excel ou n'importe quel logiciel, vous produisez un document lisible par un humain. Le montant, la TVA, le SIREN du client, la date d'échéance sont là, mais sous forme de texte mis en page. Une machine qui reçoit ce fichier ne sait pas, sans effort, où est le total ni quel taux de TVA s'applique. C'est ce qu'on appelle une facture dématérialisée : le papier en moins, l'information en pas mieux.

Une facture électronique, c'est des données

Au sens de la réforme, une facture électronique est un fichier structuré : chaque information a sa case, dans un format défini par une norme européenne. En France, trois formats sont admis :

• Factur-X : un PDF classique dans lequel est glissé un fichier de données. Vous voyez une facture normale ; le logiciel de votre client voit les données. C'est le format le plus adapté aux petites structures, et celui que Litos produit par défaut.
• UBL et CII : des fichiers de données purs (XML), sans mise en page. Utilisés surtout entre gros systèmes.

Deuxième différence, aussi importante que le format : une facture électronique ne s'envoie pas à une adresse email. Elle est déposée sur une plateforme agréée, qui consulte l'annuaire national pour savoir où votre client reçoit ses factures, et la lui livre. En chemin, l'administration reçoit les données qui l'intéressent pour la TVA. Et en retour, vous savez si la facture a été reçue, approuvée, refusée ou payée : c'est le cycle de vie.

Ce que ça change pour vous, dans l'ordre

1. Aujourd'hui : vous devez pouvoir recevoir ce type de factures, c'est-à-dire être inscrit dans l'annuaire via une plateforme. Vos gros fournisseurs commencent à les émettre.
2. Jusqu'au 1^er septembre 2027 : vous pouvez continuer à émettre vos factures en PDF, y compris faites sous Word ou Excel. C'est légal tant que votre échéance n'est pas passée.
3. À partir du 1^er septembre 2027 : vos factures aux clients professionnels français doivent être électroniques. Un PDF fait main ne suffira plus ; il faudra un outil qui produit le format et le dépose sur une plateforme.

Trois questions qui reviennent

« Et mes clients particuliers ? » Ils ne recevront pas de facture électronique : vous continuez comme avant. En revanche, à partir de votre échéance, les données de ces ventes devront être transmises périodiquement à l'administration : c'est l'e-reporting, que votre outil doit faire pour vous.

« Mon client me réclame déjà une facture électronique. » Il peut la demander ; il ne peut pas refuser votre PDF avant le 1^er septembre 2027. Si votre outil sait le faire, autant lui faire plaisir : vous serez payé plus vite.

« Est-ce que je dois garder les PDF ? » Les factures électroniques doivent être conservées dix ans, sous leur forme d'origine. Une bonne plateforme ou un bon logiciel s'en charge ; vérifiez que vous pourrez les récupérer si vous changez d'outil.

Ce que fait Litos

Vous rédigez une facture comme d'habitude. Litos en fait un Factur-X, l'envoie par la plateforme agréée au SIREN de votre client, vous montre son cycle de vie, et joint aussi le PDF à l'email que votre client reçoit, afin que rien ne change de son côté non plus.